Xuân Lãng tăng tốc cải cách, lấy chuyển đổi số làm động lực

Văn phòng HĐND và UBND xã lựa chọn cải cách hành chính, số hóa quy trình và nâng kỷ luật công vụ làm những giải pháp trọng tâm để đưa hoạt động của bộ máy mới nhanh chóng vào nền nếp.

Áp lực từ một khối lượng công việc lớn

Chỉ riêng 9 tháng đầu năm 2026, Văn phòng HĐND và UBND xã Xuân Lãng đã tiếp nhận 16.926 văn bản đến, đồng thời phát hành 6.876 văn bản đi. Trong số văn bản đi có 2.914 công văn, 2.885 quyết định và 489 báo cáo.

Những con số này phần nào cho thấy khối lượng công việc hành chính mà bộ máy chính quyền cơ sở phải xử lý trong năm đầu vận hành theo mô hình mới.

Sau sắp xếp đơn vị hành chính, địa bàn và quy mô quản lý được mở rộng, kéo theo nhiều đầu việc phát sinh. Trong khi đó, việc bố trí nhân lực cần có thời gian để ổn định. Một số cán bộ, công chức phải đảm nhiệm đồng thời nhiều nhiệm vụ, trong khi hồ sơ, dữ liệu được chuyển giao từ các đơn vị trước sắp xếp cũng cần rà soát, phân loại và khai thác lại.

Bài toán đặt ra với chính quyền cơ sở không chỉ là giải quyết hết công việc, mà còn phải bảo đảm tiến độ, hạn chế sai sót và giữ chất lượng phục vụ người dân.

Ông Phạm Ngọc Toản, Chánh Văn phòng HĐND và UBND xã Xuân Lãng, cho biết khối lượng công việc sau sắp xếp tăng lên đáng kể, đòi hỏi cán bộ phải nhanh chóng thích nghi với phương thức làm việc mới, đồng thời tăng cường phối hợp giữa các bộ phận để tránh ách tắc ở từng khâu.

Theo ông Toản, việc ứng dụng công nghệ thông tin và xử lý hồ sơ trên môi trường điện tử giúp Văn phòng kiểm soát tốt hơn tiến độ công việc, nhất là trong bối cảnh nhiều cán bộ phải kiêm nhiệm.

Từ yêu cầu đó, Văn phòng HĐND và UBND xã Xuân Lãng đã tập trung rà soát quy trình xử lý công việc, phân công nhiệm vụ và tăng cường ứng dụng công nghệ trong hoạt động điều hành.

Trong 9 tháng, đơn vị tham mưu UBND xã ban hành 72 kế hoạch, 68 báo cáo và 7 chương trình chỉ đạo, điều hành; phục vụ 5 kỳ họp HĐND xã, gồm 1 kỳ thường lệ và 4 kỳ chuyên đề.

Khối lượng công việc sau sắp xếp tăng lên đáng kể, đòi hỏi cán bộ phải nhanh chóng thích nghi với phương thức làm việc mới, đồng thời tăng cường phối hợp giữa các bộ phận để tránh ách tắc ở từng khâu.

Cùng với đó, công tác văn thư, lưu trữ được đẩy mạnh theo hướng điện tử hóa. 100% văn bản đi được ký số và phát hành trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice. Việc xử lý văn bản trên môi trường điện tử giúp rút ngắn thời gian luân chuyển, đồng thời tạo thuận lợi cho việc theo dõi tiến độ xử lý công việc.

Ở lĩnh vực tư pháp, hộ tịch, hiệu quả của việc tổ chức lại quy trình được thể hiện rõ qua số lượng hồ sơ được giải quyết.

Trong 9 tháng, xã tiếp nhận và giải quyết 658 hồ sơ khai sinh, 178 hồ sơ kết hôn, 157 hồ sơ khai tử, 312 hồ sơ xác nhận tình trạng hôn nhân và 5 hồ sơ kết hôn có yếu tố nước ngoài.

Riêng lĩnh vực chứng thực có 2.704 hồ sơ chứng thực bản sao, 2.170 hồ sơ hợp đồng, giao dịch, 895 hồ sơ chứng thực chữ ký và 138 hồ sơ thỏa thuận phân chia di sản.

Đáng chú ý, 100% hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp, hộ tịch được xử lý đúng hạn, không phát sinh hồ sơ chậm giải quyết.

Với người dân, những thay đổi trong cách vận hành của chính quyền chỉ thực sự có ý nghĩa khi được thể hiện qua từng thủ tục cụ thể.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin và xử lý hồ sơ trên môi trường điện tử giúp Văn phòng kiểm soát tốt hơn tiến độ công việc, nhất là trong bối cảnh nhiều cán bộ phải kiêm nhiệm.

Ông Nguyễn Văn Hùng, người dân thôn Hưởng Lộc, cho rằng điều người dân quan tâm trước hết là thủ tục được hướng dẫn rõ ràng, hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết đúng hẹn, hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.

Từ góc nhìn của người dân, đó cũng là thước đo dễ nhận thấy nhất của một nền hành chính đang thay đổi.

Cùng với giải quyết thủ tục hành chính, công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư cũng được duy trì. Trong kỳ, Văn phòng tham mưu tổ chức 62 buổi tiếp công dân với 74 lượt, tổng cộng 108 người, trong đó có 5 đoàn đông người.

105 đơn thư được tiếp nhận, gồm 4 đơn tố cáo, 9 đơn khiếu nại và 92 đơn phản ánh. Đến nay, 65 đơn đã được giải quyết, số còn lại đang được xử lý hoặc đôn đốc theo quy định.

Việc duy trì tiếp công dân, xử lý đơn thư đúng trình tự là một phần quan trọng trong yêu cầu xây dựng chính quyền cơ sở gần dân, sát dân, nhất là khi quá trình sắp xếp địa giới và tổ chức bộ máy có thể phát sinh nhiều vấn đề cần được giải thích, tháo gỡ từ cơ sở.

Không chỉ số hóa hồ sơ, phải đổi cách làm

Nếu cải cách hành chính là yêu cầu xuyên suốt thì chuyển đổi số đang được Xuân Lãng xác định là một trong những công cụ để giải bài toán thiếu nhân lực và khối lượng công việc tăng cao.

Văn phòng đã tham mưu UBND xã ban hành Đề án số 04/ĐA-UBND về chuyển đổi số xã Xuân Lãng giai đoạn 2026-2030, định hướng đến năm 2035.

Điểm đáng chú ý là chuyển đổi số được đặt trong hoạt động thường xuyên của bộ máy, thay vì chỉ dừng ở việc đầu tư thiết bị hay xây dựng thêm các kế hoạch.

100% văn bản, hồ sơ công việc được xử lý trên môi trường điện tử. Các Tổ công nghệ số cộng đồng được kiện toàn, phối hợp triển khai phong trào “Bình dân học vụ số”, hỗ trợ người dân tiếp cận các dịch vụ công trực tuyến.

Trong quá trình vận hành, Văn phòng cũng rà soát những điểm chưa phù hợp trong luồng xử lý của phần mềm iQLVB để đề xuất cơ quan chuyên môn cấp tỉnh điều chỉnh.

Theo Chánh Văn phòng HĐND và UBND xã Phạm Ngọc Toản, mục tiêu của việc số hóa không chỉ là thay hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử, mà quan trọng hơn là thay đổi phương thức xử lý công việc, giúp cán bộ kiểm soát tiến độ tốt hơn và hạn chế tình trạng công việc bị ách tắc qua nhiều khâu.

Chuyển đổi số đang được Xuân Lãng xác định là một trong những công cụ để giải bài toán thiếu nhân lực và khối lượng công việc tăng cao.

Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi cũng chưa phải không có điểm nghẽn.

Theo báo cáo của Văn phòng HĐND và UBND xã, việc phối hợp cung cấp thông tin, số liệu giữa một số bộ phận chuyên môn có thời điểm còn chậm, ảnh hưởng đến tiến độ tổng hợp. Dữ liệu, hồ sơ tiếp nhận từ các đơn vị trước sắp xếp còn nhiều bất cập, mất thời gian phân loại và khai thác.

Hạ tầng công nghệ thông tin và trang thiết bị làm việc chưa đồng bộ. Chất lượng đường truyền mạng, sự ổn định của một số phần mềm chuyên ngành có thời điểm chưa đáp ứng yêu cầu khi khối lượng công việc tăng cao.

Nhìn thẳng vào những hạn chế này cũng là điều cần thiết để quá trình chuyển đổi số không rơi vào tình trạng chạy theo hình thức.

Trong những tháng cuối năm, Văn phòng HĐND và UBND xã Xuân Lãng tiếp tục tập trung hoàn thiện các điều kiện vận hành chính quyền điện tử, cập nhật các chỉ số lên hệ thống IOC của tỉnh, phối hợp triển khai các dự án như phòng họp không giấy tờ, phủ sóng Wifi tại nhà văn hóa các thôn và nâng cấp hệ thống mạng LAN tại trụ sở UBND xã.

Với Xuân Lãng, chuyển đổi số đang được đặt vào đúng vị trí trở thành công cụ để tổ chức lại phương thức làm việc, giảm áp lực cho cán bộ và từng bước nâng chất lượng phục vụ ở cơ sở.

Cùng với đó là rà soát việc triển khai mô hình “Thôn thông minh”, kiểm tra bản quyền phần mềm, tiếp tục xử lý đơn thư trong thời hạn, tăng cường công tác phòng, chống tham nhũng và hoàn thiện các nhiệm vụ tài chính, ngân sách cuối năm.

Sau một chặng đường đầu tiên vận hành theo mô hình mới, điều Xuân Lãng hướng tới không chỉ là một bộ máy “chạy được”, mà là bộ máy có khả năng thích ứng với khối lượng công việc ngày càng lớn.

Cải cách hành chính, vì thế, không nằm ở việc có thêm bao nhiêu văn bản hay bao nhiêu phần mềm được đưa vào sử dụng. Thước đo cuối cùng vẫn là khả năng giải quyết công việc đúng hạn, minh bạch và thuận tiện hơn cho người dân, doanh nghiệp.

Với Xuân Lãng, chuyển đổi số đang được đặt vào đúng vị trí trở thành công cụ để tổ chức lại phương thức làm việc, giảm áp lực cho cán bộ và từng bước nâng chất lượng phục vụ ở cơ sở.