Chuyển đổi số - Hướng đi tất yếu trong quản lý dự án

Tại lễ Tổng kết hoạt động năm 2025 của Ban Quản lý dự án Điện lực Dầu khí (QLDA ĐLDK) Thái Bình 2, Phòng Công nghệ thiết bị và Quản lý chất lượng đã trình bày tham luận về Chiến lược chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ để xây dựng Ban QLDA ĐLDK Thái Bình 2 trở thành một tổ chức số, vận hành dựa trên dữ liệu, tối ưu hóa quy trình, nâng cao chất lượng, hiệu quả phối hợp và đảm bảo minh bạch trong quản lý dự án.

Ông Nguyễn Huy Cường - Trưởng phòng Công nghệ thiết bị và Quản lý chất lượng Ban QLDA ĐLDK Thái Bình 2 trình bày tham luận về chuyển đổi số, áp dụng khoa học công nghệ vào quản lý dự án.

Với mục tiêu số hóa toàn bộ quy trình quản lý dự án từ chuẩn bị đầu tư - thi công - nghiệm thu - quyết toán; xây dựng hệ thống quản lý tập trung, minh bạch, dễ truy xuất; tích hợp dữ liệu giữa các phòng chức năng với các ban chuyên môn Tập đoàn Công nghiệp - Năng lượng Quốc gia Việt Nam (Petrovietnam); tăng hiệu quả điều hành, tiết giảm chi phí, giảm thời gian phê duyệt hồ sơ và rủi ro sai sót... Chiến lược chuyển đổi số được chia thành 3 giai đoạn, cụ thể: Nền tảng số và số hóa cốt lõi; Tích hợp hệ thống và tự động hóa quy trình; Tối ưu hóa và chuyển đổi mô hình hoạt động.

Trong giai đoạn đầu tiên, mục tiêu của dự án rất rõ ràng, đó là phải số hóa các quy trình thủ công cơ bản, xây dựng cơ sở hạ tầng số và kho dữ liệu tập trung. Trong đó, bước đầu tiên cần triển khai Hệ thống quản lý tài liệu và công việc: số hóa toàn bộ văn bản, hồ sơ, biên bản, quyết định; thiết lập các luồng công việc điện tử (e-workflow) cho các quy trình phê duyệt nội bộ, phối hợp giữa các phòng (như trình ký, gửi ý kiến...); tích hợp chữ ký số cho các văn bản quan trọng.

Tiếp theo, triển khai Hệ thống quản lý dự án và hồ sơ chất lượng số với các phòng chuyên môn gồm: Phòng Công nghệ thiết bị, Phòng Xây dựng, Phòng Kinh tế kế hoạch và Phòng Tổng hợp. Theo đó, Phòng Công nghệ thiết bị và Phòng Xây dựng cần số hóa toàn bộ hồ sơ thiết kế, hồ sơ chất lượng, biên bản nghiệm thu, Punch-list; sử dụng ứng dụng di động cho phép giám sát hiện trường để cập nhật thông tin và hình ảnh trực tiếp, cho phép cập nhật và theo dõi trạng thái theo thời gian thực. Cùng với đó, Phòng Kinh tế kế hoạch cần số hóa kế hoạch tổng hợp, tiến độ, báo cáo; cung cấp dashboard (bảng tổng hợp thông tin) cơ bản để theo dõi.

Tiếp đến, xây dựng cổng thông tin nội bộ và kho dữ liệu tập trung: tạo điểm truy cập duy nhất cho thông tin, văn bản, biểu mẫu, lịch công tác; thiết lập kho lưu trữ dữ liệu tập trung, an toàn, dễ dàng tìm kiếm.

Giai đoạn 2, tích hợp hệ thống và tự động hóa quy trình, với mục tiêu kết nối các hệ thống rời rạc, tự động hóa các quy trình phức tạp và khai thác dữ liệu để báo cáo, dự báo. Trong giai đoạn này sẽ triển khai Hệ thống ERP/Phần mềm Quản lý Đầu tư Xây dựng tích hợp, với các giải pháp nổi bật cho từng phòng ban chuyên môn như: Phòng Tổng hợp (Tài chính, Kế toán, Nhân sự) sẽ tích hợp module Tài chính - Kế toán để quản lý chi phí, thanh toán, quyết toán tự động; đồng thời tích hợp module Nhân sự để quản lý hồ sơ, lương, bảo hiểm xã hội…

Phòng Kinh tế kế hoạch sẽ được tích hợp module Quản lý hợp đồng, Đấu thầu, cho phép tự động hóa lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, theo dõi biến động hợp đồng và dự toán. Phòng Xây dựng và Phòng Công nghệ thiết bị cũng tích hợp module này để theo dõi khối lượng, nghiệm thu và giải ngân tự động dựa trên dữ liệu từ hiện trường.

Dự án Nhà máy Nhiệt điện Thái Bình 2 là một trong những điển hình vượt khó trong quản lý dự án, giúp tiết kiệm hơn 1.000 tỷ đồng cho ngân sách Nhà nước.

Bước thứ hai là phát triển Trung tâm Điều hành Dự án số với các giải pháp như: Xây dựng Dashboard (bảng thông tin tổng hợp) tổng quan hiển thị trực quan tiến độ, chi phí, chất lượng, an toàn của dự án theo thời gian thực; Tích hợp dữ liệu từ các hệ thống (ERP, quản lý chất lượng, hiện trường) để cảnh báo sớm các rủi ro (chậm tiến độ, vượt chi phí, dự toán, tổng mức đầu tư...).

Tiếp đến là triển khai ứng dụng BIM (Building Information Modeling) và mô hình hóa dự án: số hóa và quản lý toàn bộ thông tin dự án trên mô hình BIM 3D kết hợp với tiến độ và chi phí, giúp phát hiện xung đột thiết kế, quản lý giao diện, quản lý vật tư, lập kế hoạch thi công và dự toán chính xác.

Cuối cùng là tiến tới tự động hóa báo cáo: Tự động tổng hợp và xuất các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) theo mẫu quy định từ dữ liệu có sẵn trong hệ thống.

Giai đoạn thứ ba, tối ưu hóa và chuyển đổi mô hình hoạt động với mục tiêu: ứng dụng các công nghệ tiên tiến để dự báo, tối ưu hóa và chuyển đổi mô hình quản lý dự án. Trong đó, nổi bật là sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong phân tích dữ liệu lịch sử, dự báo rủi ro, đề xuất giải pháp tối ưu chi phí và tiến độ. Mặt khác, phân tích xu hướng thị trường vật tư, nhân công để hỗ trợ đàm phán hợp đồng.

Trong giai đoạn này, cũng có thể ứng dụng IOT (Internet of Things) trong giám sát hiện trường và đảm bảo an toàn với cái giải pháp như: lắp đặt cảm biến IoT để giám sát tự động các yếu tố môi trường, an toàn (giám sát công trường, phát hiện xâm nhập, cảnh báo cháy nổ...); sử dụng camera AI để giám sát an toàn lao động (phát hiện không mang bảo hộ, không đảm bảo an toàn lao động khi vào khu vực nguy hiểm).

Khi dự án đạt đến trình độ số hóa nhất định, trong giai đoạn này sẽ tiến hành số hóa quy trình bảo trì và vận hành (kết nối với đơn vị vận hành) đối với Phòng Công nghệ thiết bị với các giải pháp như: xây dựng cơ sở dữ liệu số về thiết bị, vật tư để quản lý bảo trì dự phòng; thiết lập quy trình bàn giao số toàn bộ hồ sơ, tài liệu vận hành cho đơn vị quản lý vận hành.

Sử dụng ứng dụng di động cho phép giám sát hiện trường để cập nhật thông tin và hình ảnh trực tiếp, cho phép cập nhật và theo dõi trạng thái theo thời gian thực.

Ông Nguyễn Huy Cường - Trưởng phòng Công nghệ thiết bị và Quản lý chất lượng, Ban QLDA ĐLDK Thái Bình 2 cho biết: Với những ưu điểm và thế mạnh của chuyển đổi số mang lại như tăng hiệu quả điều hành, quản lý tập trung, minh bạch, quản trị rủi ro, tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình thực hiện, việc áp dụng chuyển đổi số, khoa học công nghệ đối với mô hình Ban QLDA là thực sự cần thiết. Phòng Công nghệ thiết bị sẽ phối hợp với các phòng chức năng sớm hoàn thiện chiến lược, kế hoạch thực hiện chuyển đổi số và áp dụng khoa học công nghệ để tham mưu Ban QLDA sớm đưa vào thực tiễn.

Bên cạnh đó, nhiệm vụ phát triển văn hóa số và đào tạo nâng cao đối với tất cả cán bộ, nhân viên thực hiện dự án về kỹ năng số, phân tích dữ liệu phải là nòng cốt, trong đó đặc biệt ưu tiên, khuyến khích đổi mới sáng tạo, đề xuất các giải pháp số cải tiến quy trình từ chính các nhiệm vụ được giao cho các phòng chức năng để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu: an toàn - tiến độ - chất lượng - hiệu quả cao nhất.

Có thể thấy rằng, chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ trong công tác quản lý dự án đang thực sự trở thành một vấn đề cấp bách, trong bối cảnh Petrovietnam nói riêng, đất nước nói chung đang triển khai nhiều dự án quy mô lớn.